Meertalige klantenservice zonder extra personeel: zo doe je dat

Leestijd: 3 minuten | Prefer reading in English?

Stel je voor: een klant belt met een vraag over zijn pensioen, maar spreekt geen Nederlands. Of iemand wil via de chat zijn energiecontract verlengen, maar typt zijn vraag in het Grieks. Hoe zorg je ervoor dat deze klanten goed geholpen worden zonder dat je een compleet meertalig team hoeft in te zetten?

Steeds meer organisaties krijgen te maken met anderstalige klanten. Maar een compleet meertalig klantenserviceteam opzetten is duur en praktisch een hele uitdaging. Gelukkig is er technologie die niet alleen chatbots vertaalt, maar ook live chat en voicebot-gesprekken in realtime omzet naar de juiste taal. Zonder vertraging!

Waarom meertalige klantenservice een must is

Denk niet te snel: ‘Wij werken alleen in Nederland, dit speelt niet bij ons.’ Ook als je niet internationaal opereert, heb je waarschijnlijk al anderstalige klanten. Denk aan expats, buitenlandse studenten of mensen die thuis een andere taal spreken.

Taal is nu eenmaal een drempel. Een Duitstalige klant die een probleem heeft met zijn contract en geen hulp krijgt in zijn eigen taal, haakt gefrustreerd af. Een Engels sprekende klant die zijn verzekeringspolis niet begrijpt, raakt onzeker. Goede meertalige ondersteuning zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat klanten afhaken of een negatief gevoel overhouden aan contact met je organisatie.

De uitdagingen van een traditionele aanpak

De meest voor de hand liggende oplossing voor een meertalige live chat? Anderstalige klantenservicemedewerkers aannemen. Maar dat brengt flinke kosten met zich mee. Bovendien is het lastig om altijd een medewerker beschikbaar te hebben die precies de juiste taal spreekt. En wat als een klant buiten kantoortijden belt?

Een andere optie is een extern callcenter of een vertaalservice inschakelen. Een prima optie, maar het nadeel is dat je de controle over de kwaliteit en snelheid van je service verliest. Niemand wil minutenlang wachten op een generiek vertaalde reactie die niet aansluit op de vraag of niet in je communicatiestijl past.

Sommige organisaties lossen het op met vertaalde FAQ’s en helpdeskartikelen. Handig voor standaardvragen. Maar zodra een klant iets specifieks wil weten over bijvoorbeeld een betalingsregeling of contractvoorwaarden, loopt hij vast. Dat leidt tot frustratie en extra werk voor je klantenservice afdeling.

Waarom alleen een meertalige chatbot niet genoeg is

Veel organisaties zetten al chatbots in die vragen in meerdere talen kunnen beantwoorden. Dat is een goede stap in de richting, maar daar stopt het vaak. Zodra een klant via de live chat met een medewerker wil praten, valt de taalondersteuning weg. Of als een klant de voicebot belt, blijft die beperkt tot slechts een paar talen. Dit zorgt voor een inconsistente ervaring: de chatbot werkt perfect, maar zodra er menselijk contact nodig is, ontstaat er weer een taalbarrière.

Daarom is het belangrijk dat meertalige ondersteuning niet stopt bij de chatbot, maar ook doorloopt in de live chat en voicebot. Door software te gebruiken die alle klantinteracties in realtime vertaalt, blijft de ervaring soepel en consistent. Dit geldt dan voor zowel geautomatiseerde als live gesprekken.

Hoe Seamly meertalige klantenservice toegankelijk maakt

Met Seamly wordt meertalige klantenservice toegankelijk zonder de noodzaak voor extra medewerkers. Automatische vertalingen in chatbots, live chat en voicebot-gesprekken zorgen ervoor dat klanten in hun eigen taal geholpen worden, zonder onderbrekingen of misverstanden.

Stel dat een Poolse klant via de chat vraagt hoe hij zijn adres kan wijzigen. De chatbot vertaalt zijn vraag en antwoord, maar schakelt de klant daarna over naar een medewerker, dan blijft de communicatie soepel verlopen. Seamly zorgt ervoor dat meerdere interacties worden vertaald, van chatbot tot voicebot en live chat.

Ook in telefonische klantenservice biedt Seamly uitkomst. Een slimme voicebot kan vragen in verschillende talen begrijpen, vertalen en beantwoorden. Zo kan een Spaanstalige klant bijvoorbeeld een vraag stellen, waarna de voicebot deze begrijpt, vertaalt en beantwoordt in het Spaans. Mocht een medewerker toch nodig zijn, dan wordt het gesprek naadloos overgezet naar de live chat door middel van SMS-verificatie. Zo kunnen klant en medewerker in hun eigen taal blijven communiceren. Een mooie bijkomstigheid is dat de voicebot alvast zaken kan voorbereiden, zodat de medewerker weet waarvoor de klant contact opneemt.

De voordelen van AI-gestuurde meertalige klantenservice

Door technologie slim in te zetten, bespaar je niet alleen kosten, maar bied je ook een betere service. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Kostenbesparing: Geen extra meertalige medewerkers nodig, maar wél service in meerdere talen.
• Schaalbaarheid: Of je nu vijf of vijftig talen nodig hebt, technologie groeit moeiteloos mee.
• Snellere responstijden: Klanten krijgen direct antwoord, zonder wachttijd.
• Consistente service: De klant merkt geen verschil tussen een chatbot, live chat of voicebot. Alle interacties verlopen vloeiend in dezelfde taal en in jouw tone-of-voice.
• Hogere klanttevredenheid: Klanten voelen zich serieus genomen en geholpen in hun eigen taal.

Hoe begin je?

Wil je klanten in meerdere talen helpen in je chatbot, voicebot én via live chat? Start dan met onderstaande stappen:

Kijk naar je klantdata. Komen er veel vragen in het Engels of Turks binnen? Zijn er bepaalde doelgroepen die vaker contact opnemen? Begin met de meest voorkomende talen en breid daarna pas uit.

2. Bepaal je kanalen

Gebruiken je klanten vooral live chat of telefonie? Niet elk kanaal heeft dezelfde aanpak nodig. Een geïntegreerd systeem zoals Seamly dat chatbots, live chat en voicebots van vertalingen voorziet, zorgt voor de meest consistente ervaring.

3. Test en optimaliseer

Voer tests uit met verschillende talen en klantscenario’s. Hoe goed werken de vertalingen? Begrijpt de chatbot complexe vragen? Zorg dat het systeem steeds beter wordt door data-analyse en feedback.

4. Monitor de prestaties

Houd statistieken bij: Hoe snel worden vragen opgelost? Hoe tevreden zijn klanten? Waar haken ze af? Dit helpt om continu te verbeteren en je klantenservice nog efficiënter te maken.

Meertalige klantenservice zonder extra personeel? Het kan!

Klanten verwachten service in hun eigen taal. Maar dat hoeft niet te betekenen dat je je klantenserviceteam moet uitbreiden. Door slimme AI-gestuurde vertalingen die niet alleen chatbots, maar ook live chat en voicebots omvatten, help je klanten wereldwijd zonder hoge kosten.

Zorg dat je dienstverlening toegankelijk is voor iedereen, ongeacht de taal die ze spreken. Bij Seamly helpen we je daar graag mee. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.