Van het ene chatbotplatform naar het andere: zo migreer je zonder zorgen

Leestijd: 2 minuten | Prefer reading in English?

Je chatbotplatform werkt niet meer zoals je wilt. Wat nu? Misschien mis je belangrijke functies, lopen de kosten op of is de technologie simpelweg verouderd. Voordat je besluit om te migreren, is het belangrijk om eerst goed na te denken over wat je echt nodig hebt. Een overstap naar een nieuw platform is een grote stap, maar met de juiste voorbereiding hoeft het geen hoofdpijn te veroorzaken.

De juiste keuze maken: waar let je op?

Het kiezen van een nieuw platform is de eerste en misschien wel belangrijkste stap. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je over een jaar weer moet overstappen. Kijk daarom goed naar de functionaliteit die je nodig hebt voor je klantenservice. Denk aan de mogelijkheden voor automatische antwoorden, het doorsturen van gesprekken en het maken van rapportages. Ook het gebruiksgemak voor je medewerkers is belangrijk. Zij moeten er namelijk dagelijks mee werken.

De kosten spelen natuurlijk ook een rol. Let hierbij niet alleen op de maandelijkse licentiekosten, maar ook op wat je kwijt bent aan training, onderhoud en eventuele aanpassingen. Vraag leveranciers naar verborgen kosten en laat je goed informeren over wat er wel en niet bij de prijs inbegrepen zit.

Een modern platform moet goed kunnen samenwerken met je andere systemen. Controleer daarom of er kant-en-klare koppelingen zijn met je CRM-systeem, live chat platform en andere tools die je gebruikt. Als deze koppelingen er niet zijn, kun je letten op de beschikbaarheid van API’s.

Migreren zonder gedoe: waar begin je?

Een migratie betekent meer dan alleen het overzetten van gesprekken. Het is een complex proces waarbij je rekening moet houden met verschillende technische aspecten. Je moet niet alleen je gespreksgeschiedenis bewaren, maar ook je bestaande automatiseringen behouden. Daarnaast moeten chatbot flows en scripts opnieuw worden opgezet en getest.

Een succesvolle migratie vraagt om een goede planning en een gefaseerde aanpak. De migratie bestaat uit drie verschillende fases:

• De voorbereidingsfase
• De testfase
• De livegang

In de voorbereidingsfase maak je eerst een complete backup van alle data. Ook breng je alle huidige workflows in kaart en documenteer je de bestaande integraties. Maak een realistische tijdlijn. Houd ook rekening met onverwachte uitloop.

In de testfase zet je een testomgeving op waarin je een deel van je data importeert. Hier test je alle belangrijke functies grondig. Laat een kleine groep medewerkers alvast met het systeem werken en verzamel hun feedback. Dit helpt je om problemen vroeg te ontdekken en op te lossen.

Het live gaan met het nieuwe platform doe je ook stapsgewijs. Begin met een kleine groep klanten en monitor de prestaties nauwkeurig. Los eventuele problemen direct op voordat je het gebruik uitbreidt. 

Zorg dat je geen klantdata kwijtraakt

Je klantdata is waardevol en moet zorgvuldig worden overgezet. Maak daarom een volledige export van alle gesprekken en contacthistorie voordat je overstapt. Controleer na de import of alle data correct is overgenomen. Als je met gevoelige gegevens werkt, let dan extra goed op dat alles volgens de AVG-richtlijnen gebeurt.

Ook je geautomatiseerde workflows en kennisbank moeten worden meegenomen. Maak vooraf een complete inventarisatie zodat je niets vergeet. Test na de migratie of alle automatiseringen nog goed werken.

Het trainen van je medewerkers

Je medewerkers moeten natuurlijk ook leren werken met het nieuwe systeem. Kies daarom voor een gebruiksvriendelijk platform dat aansluit bij bestaande werkprocessen. Organiseer trainingen en zorg voor duidelijke handleidingen. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je team snel en efficiënt met de nieuwe software kan werken.

Houd je team gedurende het hele proces goed op de hoogte. Leg uit waarom je overstapt en wat er gaat veranderen. Geef medewerkers de kans om het nieuwe systeem te testen en laat hen hun ervaringen delen. Deze feedback is ontzettend waardevol om het implementatieproces te verbeteren.

Een goed begin is het halve werk

Cliché maar waar. Door een weloverwogen keuze te maken en het migratieproces zorgvuldig aan te pakken, creëer je een solide basis voor je klantenservice. Een modern en flexibel platform stelt je in staat om efficiënter te werken en je klanten beter te bedienen. Hoewel de overstap tijd en energie kost, betaalt deze investering zich op termijn dubbel en dwars terug. Beloofd.

Heb je behoefte aan advies bij de overstap naar een nieuw platform? Neem gerust contact op. We helpen je graag verder!